Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Hoivapalvelu Valkokulta Oy
Mikkolantie 1-3 LH 28, 33470 Ylöjärvi
2396861-2
044 – 987 7815
info@valkokultahoiva.fi

Tietosuojavastaava
Petteri Salakari
040 5941 314
petteri.salakari@valkokultahoiva.fi

Rekisterien nimet

Hoivapalvelu Valkokullan markkinointirekisterit

Potilastietorekisteri

Laskutusrekisteri

Työntekijä- ja sijaisrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkaidemme asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja hoitoon kuten asiakassuhteen edellyttämiin yhteydenottoihin.

Rekisterin tietosisältö

Potilastietorekisteri tallennetaan seuraavia tietoja: Asiakkaan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, asiakasnumero, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti sekä lakisääteiset potilaskirjaustiedot.

Markkinointirekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja: asiakkaan nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.

Laskutusrekisteri: Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoite ja mahdollisesti puhelinnumero.

Työntekijä- ja sijaisrekisteri: Työntekijän nimi, osoite, puhelinnumero, Palkanmaksutiedot ja työvuorot

Käytetyt ohjelmistot

Toiminnanohjausjärjestelmänä toimii Hilkka Fastroi.

Laskutus- sekä palkka-aineistojärjestelmä: Talenom.

Dropbox – työtiedostot.

Vaana – palvelu. Lapsiperheiden palveluseteli asiakkuudet Nokian kaupunki. Päivätoiminta- ja saunapalvelu Ylöjärven kaupunki.

Parasta palvelua – Tampereen kaupungin lapsiperhepalvelut, Olemme käyttäjiä selainpohjaisessa rekisterissä, ylläpitäjä Tampereen kaupunki.

Säännönmukaiset tietolähteet

Markkinointiin sovelletaan Suomen kansallisia markkinointisäännöksiä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen ulkopuoleiselle taholle, ellei asiakkaan kanssa ole etukäteen sovittu asiasta, muun muassa hoitava lääkäri, omainen tai kuljetuksesta vastaava taho. Tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin hallinnointiin liittyvien toimien (esim. palvelimen tai laskutusalustan hallinnointi) yhteydessä, maksamattomien laskujen perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa. Tietoja voi myös olla välttämätöntä antaa eteenpäin kolmannelle osapuolelle, kuten esim. Postille tai muulle kuljetusyhtiölle toimituksen mahdollistamista varten. Sitoutuessasi Hoivapalvelu Valkokulta Oy:n asiakkaaksi annat hyväksynnän sille, että annamme ne tiedot eteenpäin, jotka ovat välttämättömiä tilauksen läpiviemisen ja toimituksen kannalta.

Tietojen jatkokäsittely

Rekisteritietoihin ei liity jatkokäsittelyä, kuten automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytys ja hävittäminen

Tilaus- laskutus- ja maksutietoja säilytetään muun kirjanpitoaineiston tapaan.

Tarpeettomiksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti. Varmuuskopioidut tiedot hävitetään kopioiden hävittämisen yhteydessä, kolmen kuukauden sisällä siitä, kun ne on poistettu rekisteristä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu palomuureilla, virustorjunnoilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastusta koskeva pyyntö tulee lähettää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai esittää henkilökohtaisesti toimistollamme. Pyynnöt tulee lähettää tietosuojavastaavalle, joka myös vastaa mahdollisiin lisätietopyyntöihin.

Tietojen päivittäminen

Asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan. Lisäksi asiakas voi ottaa yhteyttä tietojensa päivittämiseksi rekisterin käsittelijään.

Tietojen siirto

Asiakas voi pyytää tietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voi siirtoa varten pyytää itselle tai siirrettäväksi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtoa koskeva pyyntö tulee esittää sähköpostitse rekisterin käsittelijälle.

Tietojen poistaminen

Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista järjestelmistä. Tietojen poistamista pyydetään ottamalla yhteyttä rekisterin käsittelijään. Tiedot poistetaan kolmen arkipäivän sisällä kaikista pyydetyistä rekistereistä, kun erillistä syytä tietojen säilyttämiseksi ei ole. Erillinen syy voi olla: tilausten toimittaminen, maksamattomien laskujen periminen tai viranomaisten niin edellyttäessä ja lain salliessa.

Suostumuksen peruutus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa hänen antama suostumus tietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksia varten. Tietojen käsittelyn rajoitusta koskeva pyyntö tulee esittää sähköpostitse rekisterin käsittelijälle.

Valitusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Päivitetty 22.2.2019